有多少次你给客户发了发票，却在等待付款时丢失了踪影?如果这种情况发生了不止一次，可能是时候提高你的发票跟踪技能了。
发票跟踪是发送付款提醒，增加滞纳金，最重要的是获得付款的关键。
但首先，简要回顾一下发票
发票是你给顾客提供产品或服务后发给他们的账单。发票要求客户付款。而且，它会给你和客户一份书面记录，让每个人都知道何时付款。
发票列出了客户支付账单所需的关键细节，包括:
- 日期
- 客户和卖家信息
- 购买的货物和/或服务
- 总金额
- 付款条件
- 发票号码
你可以把纸质发票寄给客户。或者，你可以试着用它发送电子版(如电子邮件)e-invoicing．
5个发票跟踪技巧
如果你向客户发送发票，你需要一个跟踪系统。为什么?使用良好的散列发票跟踪系统可以帮助您:
- 监控已付及未付发票
- 当客户逾期付款时，应采取行动
- 确保您收到您的应收账款
- 更好地平衡企业的现金流
- 决定让客户使用信用卡进行更多的购买
为了使获得付款的过程更加顺利，请查看以下发票跟踪技巧。
1.使用系统
首先，你需要一个系统来帮助你跟踪你的发票。以下是一些跟踪发票的方法:
- 电子表格
- 发票跟踪软件
- 18.luck新利
使用电子表格意味着您必须手动创建发票跟踪器模板来跟踪您的业务发票，这可能非常耗时。但是，除了您的时间之外，您不需要为这种方法支付任何费用。
发票跟踪软件正如其名称所暗示的那样:它为您提供一种自动创建和跟踪发票的方法。然而，发票跟踪软件通常不像会计软件那样提供详细的报告。新利18官方网站下载
使用会计软件新利18官方网站下载不仅使您能够跟踪您的发票，但您也得到广泛的报告和其他急需的业务功能。如果你想让发票自动化和你的会计账新利18官方网站下载本、会计软件可能是你的出路。更不用说，还有一些供应商允许您创建和发送评估、将评估转换为发票、接受信用卡支付等等。
2.要保留一份副本
无论你是发送纸质发票还是电子发票，一定要保存一份发票的副本以备记录。
如果你正在使用会计软件或发票跟踪新利18官方网站下载软件，这个系统就相当于你的自动书面记录。这意味着你可以随时查看发票的副本。
如果你不使用软件，你可以在你的电脑上保存每一张发票的电子副本(例如，在文件夹中)。或者，你可以把纸质副本保存在文件柜里。
3.使用你的老化报告
想要改进您的发票跟踪流程，识别并避免现金流问题，并轻松地看到所有应收账款何时到期?如果是，创建一个应收帐款的账龄报告。
应收帐款报告的账龄显示发票过期的天数。应收账款(AR)是客户欠你的钱。这份报告将其进一步细分，以在设定的时间段内对过期发票进行分类。
应收账款账龄报告通常使用以下时间框架:
- 当前立即(由于)
- 1 - 30天
- 31 - 60天
- 61 - 90天
- 91多天
例如，您可能有一张过期30天的发票。第二天(过期31天)，您将客户转移到31 - 60天的时间框架。这有助于显示哪些客户的发票在哪个类别中过期了。此外，该报告还列出了每个间隔内的欠款数额。
你的AR报告可能像这样:
| 客户名称 | 总资产 | 当前的 | 1 - 30天 | 31 - 60天 | 61 - 90天 | 90多天 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 客户1 | 4000美元 | ＄０ | 1200美元 | 800美元 | 2000美元 | ＄０ |
| 客户2 | ＄０ | ＄０ | ＄０ | ＄０ | ＄０ | ＄０ |
| 客户3 | ＄500 | ＄150 | ＄０ | ＄100 | ＄０ | 250美元 |
| 总数 | 4500美元 | ＄150 | 1200美元 | 900美元 | 2000美元 | 250美元 |
使用老化报告是按时间间隔追踪发票的最好方法，可以看看谁欠的钱最多(以及什么时候欠的)。
同样，使用软件可以简化管理应收账款老化报告的过程。软件会根据您输入系统的每个发票过期天数自动将发票移动到管道中。
您还可以选择手动创建AR报告(例如，发票跟踪电子表格)，并每月更新它。
4.发送提醒(+自动化过程!)
使用系统、创建副本和创建AR老化报告可以为您提供发送提醒所需的信息。这就是为什么发送提醒成为我们的五大发票跟踪技巧。
在跟踪发票时，需要向客户发送催款函，要求他们付款。这些温和的提示提醒客户，他们的发票已经过期。此外，付款提醒可以帮助客户更好地跟踪他们的应付账款。
如果你使用软件，你可能不用担心发送提醒。你可以设置自动付款提醒，当发票过期一定天数。
| 发送发票提醒功能只是会计软件应该具备的功能之一。新利18官方网站下载你的会计软件还能做什么?新利18官方网站下载请查看我们的免费白皮书。”选择会计软件时要考虑的10件事新利18官方网站下载找出答案。 |
5.看看什么有效，什么无效
追加滞纳金?一个是什么提前付款折扣吗?找出哪些与您当前的流程有关，哪些与您当前的流程无关，以改进发票跟踪。
注意你当前的支付跟踪系统，寻找你可以改进的地方。你可能会发现你需要:
- 最好把付款条件说清楚
- 立即发票的客户
- 向愿意提前付款的顾客提供折扣
- 给顾客一个更简单的支付方式(例如，接受)电子支付）
- 为苦苦挣扎的客户建立支付流程
准备好将您的发票流程带入下一个阶段了吗?爱国者的18.luck新利 ，您可以创建和跟踪无限的客户和发票，接受信用卡支付，设置重复发票，并发送自动付款提醒。利用我们的免费试用今天!
这不是作为法律意见;想了解更多信息，请请点击这里。