重要文件总是丢失或损坏。员工的表格W-2可能会受到这些命运的影响。员工可能会把表格送进洗衣店，把它和垃圾邮件一起扔出去，或者干脆把它从口袋里丢了。不管表格发生了什么，你都可以重新签发报税表形式你的员工。
如何补发W-2表格
你可以将W-2表格以纸质或电子形式发给员工。如何补发W-2表单取决于如何分发新表单。
转载w - 2表
如果你要重印一份W-2表格，在新的表格上写上“补发声明”。然后，把复印件给员工。
你通常会将表格W-2的复印件A寄给社会保障局(SSA)。不要将补发表格的副本A发给SSA。SSA已经有你第一次签发W-2表格的副本了。
电子补发
如果您以电子方式补发表格W-2，则无需在表格中添加“补发声明”。同样，不要将Copy A发送到SSA。
员工不正确的地址
假设您在文件中有一个不正确的员工地址。因此，您将带有错误员工地址的W-2表格发送给SSA和员工。
如果发生这种情况，不要提交W-2c表单(用于制作Form的表单)报税表修正）.相反，你有三个选择:
- 重新填写一张W-2表格，填写正确的地址。请在表格上填上“补发声明”。将新表格W-2交给员工，但不要将副本A发送给SSA。
- 创建一个表单W-2c，在框i(员工地址和邮政编码框)中显示正确的地址，以及所有其他正确信息。将表格W-2c交给员工，但不要将副本A提交给SSA。
- 将地址不正确的W-2表格重新发给员工。把表格放在有正确地址的信封里。
重新签发W-2表格的截止日期
向员工和SSA提交表格W-2的截止日期是1月31日。然而,这报税表申请截止日期只适用于签发表格的原件。
补发W-2表格没有具体的时间表。您不需要按要求、按要求后的特定时间或特定日期补发W-2表格。
你应该考虑员工报税的最后期限。如果您在员工报税截止日期之前发送补发的W-2表格，对员工是有好处的。
费用
你可以向员工收取补发W-2表格的费用。这笔费用可以帮助支付创建和分发副本所需的用品和时间。
隐私方面的考虑
税务表格是骗子们的常见目标。表格W-2包含许多员工信息，包括员工的社会安全号码。你需要阻止员工信息落入坏人之手。
首先，确保要求补发表格W-2的实际上是员工。您可能想拒绝电话请求，因为很难通过电话核实一个人的身份。如果你收到一封电子邮件的请求，寻找一些迹象网络钓鱼诈骗。让员工填写并签署申请表可能是明智的做法。
使用安全方法分发重新发布的表单。你可以使用安全的电子邮件系统或美国邮政服务。
爱国者软件的全方位服务的工资软件会代表你向SSA提交W-2表格。你只需要把W-2表格给员工，你可以根据需要多次打印这个表格。你可以免费试用这个软件，所以今天就注册吧!
本文在2011年8月2日发表的基础上进行了更新。
这不是作为法律意见;想了解更多信息，请请点击这里。