在你的小公司里，你的员工的家庭地位可能会发生变化。一个员工可能会结婚，或者另一个人可能会生孩子。当你的员工的家庭状况发生变化时，你需要更新工资记录．

什么是家庭地位的改变?

的变化家庭地位是指雇员的福利因下列一项符合资格的生活事件(QLEs)而改变:

• 合法的婚姻状况改变(结婚、配偶死亡、离婚、合法分居和无效)
• 受抚养人人数的增加或减少(出生、收养、死亡)
• 就业状况改变(开始或终止雇佣、罢工、晋升、开始或结束无薪休假)
• 受养人不再符合资格(年龄、学生身份)
• 配偶就业状况的改变
• 改变住所
• 损失保险范围

哪些好处可能会改变?

你的工人可能会选择接受你的小企业员工福利．你的员工可能会把他们的配偶和孩子(受抚养人)纳入他们的福利计划。

以下列出的福利可能会受到家庭状况变化的影响:

• 健康、牙齿和视力保险
• 残障保险
• 人寿保险
• 意外保险
• 小企业的退休计划

例如，你的一个员工结婚了。她希望她的新婚丈夫加入她的健康保险计划。这将是一个家庭地位的改变。

开放登记

开放登记是指雇员可以参加健康保险计划的一段时间。它从年底一直延续到明年年初。开放登记允许员工对来年的福利做出必要的调整。

一般来说，雇员不能在开放登记期间之外参加健康保险计划。然而，美国国税局对家庭地位规定的改变表明，员工可以随着生活事件的发生而改变他们的福利。

为家庭状况发生变化的员工更新工资表

当一名员工发生了导致其家庭状况发生变化的合格生活事件时，您有责任更新工资记录。

确保你在你的小公司里对以下工资记录做了修改。保持记录的准确性。

好处

由于家庭状况的改变，雇员可以改变他们的福利选择。当员工有资格参加终身活动时，他们可以在活动(通常)60天内进行以下活动之一:

• 招收
• 切换到另一个计划
• 扩招
• 降低入学
• 取消注册

如已获资格终身活动的雇员决定更改其福利选择，则须填写一份新的福利登记表格。你可以让你的员工在网上获得福利员工门户软件．如果是这样的话，指导你的员工在网上做出改变。如果没有，则向他们提供表单。

在你的员工的机密档案中保留一份这份表格的副本。并向他们提供一份更新后的计划。你还需要将表格提交给你公司的保险公司。

改变员工的福利也会影响他们的福利工资代扣支付每个支付期的金额。如果员工决定改变他们的福利选择，一定要从他们的工资中扣下适当的金额。

形式圆满填写完减免证明

家庭状况发生变化的员工可能想要更新他们的形式圆满填写完减免证明，员工扣缴证明。确保你有员工的当前记录，包括他们的联邦所得税预扣。

例如，一名员工有了孩子，就会获得另一名受抚养人。他们可能想要在他们的表格W-4中添加额外的依赖项。

如果家庭状况发生变化的员工更新了他们的W-4表格，请确保您保留了发送到政府的正确金额。准备提供圆满填写完减免证明帮助如果你的员工有问题。将更新后的表格保存在员工的工资表记录中。

直接存款信息

如果员工的家庭状况发生了变化，需要他们更改银行账户，你需要更新他们的直接存款信息。如果不这样做，你就没有正确的记录来支付员工的工资。

紧急联系人信息

紧急联系信息是您必须为每个员工保存的一项记录。如果员工结婚或离婚，他们可能想要更新他们的紧急联系信息，以反映变化。

将更新后的紧急联系信息存储在员工的文件中。

表格i - 9

你可能会更新表格i - 9如果你的员工的家庭状况发生了变化，改变了他们的法定姓名，比如结婚或离婚。但是，您不需要更新这些信息。

如果您决定更改表格I-9上的员工姓名，您将需要填写第3部分。用员工更新后的姓名填写“新姓名”框，并将表单存储在您的记录中。

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