当你管理工资时，你要处理大量的机密和敏感信息。如果你公司的工资单信息最终被错误的人掌握，这对你的员工和公司都是毁灭性的。

你的公司必须有一个安全的工资发放流程。

工资单包含了很多关于员工的信息:家庭地址、社会安全号码、出生日期、银行账号、工资水平等等。它还包含有关您的企业的信息，例如您的企业银行账户。

有人可以利用你的工资单信息窃取员工身份并窃取你的业务。

如果你不保护你的工资，你可能会意外地泄露员工信息的隐私。而且，有人可能会做出承诺工资欺诈了,你还没注意到。

你需要尽你所能保护工资数据。你必须知道威胁可能来自何处以及如何阻止它们。

工资威胁来自哪里？

工资安全威胁主要来自两个方面:企业内部和外部。

你的员工可能会构成威胁。有权查看您工资单的员工可能会试图偷钱。员工还可能试图窃取其他员工的信息。他们可能想要比较工资，甚至窃取某人的身份。

即使你很了解你的员工并且信任他们，你仍然可能面临风险。工资方案在小型组织中是普通组织的两倍而不是大的。而且，工资欺诈平均两年都不会引起注意，这意味着你信任的员工可能会在你没有意识到的情况下窃取资金和信息。

你业务之外的人也可能试图窃取信息和金钱。他们可能会侵入你的电脑，使用恶意软件，或者发送电子邮件网络钓鱼尝试。

您必须在多个方面提供保护，以确保工资的安全。

如何创建安全的工资单

工资单可以涉及技术和纸质文件。你必须确保这两个都安全。您还需要创建程序和规则来保护您的工资单。请在下面了解如何实施工资单安全程序以确保工资单的安全。

内部控制

为了保护您的工资，您必须设置薪酬内部控制．

管理你的员工工资。他们不应该无意中看到私人信息。如果可以的话，在单独的房间里管理工资表。如果你没有一个单独的房间来管理工资单，尽量把工资单放在员工看不到你的电脑屏幕或纸质文件的地方。

指示员工不要相互共享个人信息。他们不应该互相展示他们的个人工资单文件或身份信息。

定期进行工资审计。你可以做一个内部审计（你或你公司内部的人进行审计）或外部审计（外部方进行审计）。审计有助于确保您的工资数字和程序准确无误。

如果一名员工负责你的公司的工资，考虑分开工作以确保工资。大型企业通常有几个人参与工资发放过程，但您应该至少有两个。多人参与有助于防止一个人成为工资安全威胁。

由于你的员工有限，职责分离可能对你的业务来说很困难。但是，您仍然可以找到一种方法，让至少两个人参与工资发放过程。例如，您可能有一个管理工资的员工。员工可能会在你的内部完成整个工资发放流程工资单软件，但是你写并分发薪水支票。只有你有权使用支票库存，所以其他人不能开支票。而且，你可以检查工资金额，确保没有异常。

你还应该让你的银行知道谁可以签署支票和管理商业银行账户。如果员工不再被授权执行这些任务，您必须通知银行。

技术

技术对于管理工资单是有用的，但它必须得到更新和保护。

定期更新工资单软件。如果您没有最新的版本，您的软件可能存在一些安全漏洞。如果你使用云工资软件，提供商将自动为您更新软件。

您的计算机、工资单软件和所有其他帐户都应具有强密码。创建长而复杂的密码。请勿为多个帐户使用密码。不要与他人共享您的密码，并鼓励员工也这样做。您和您的员工都应该定期更改密码。

当你完成的时候运行工资，注销你的工资单软件帐户。不要保持登录状态，因为其他人很容易进入。

当员工被解雇时，确保他们不再有访问帐户的权限。关闭他们的帐户。如果员工拥有共享帐户的密码，请更改该帐户的密码。

在企业计算机上设置防火墙。安装病毒扫描程序并运行例行扫描。

了解网络钓鱼计划以及如何识别它们。这些方案变得越来越先进，而且电子邮件通常看起来像是来自政府机构或企业内部的人。网络钓鱼电子邮件通常要求提供与工资相关的信息，例如员工的工资表格W-2．一般来说，不要通过电子邮件分享机密的工资信息。

为你的工作邮件设置垃圾邮件过滤器。该过滤器将有助于删除不想要的钓鱼电子邮件。然而，垃圾邮件过滤器并不完美，所以您仍然应该学习如何识别网络钓鱼。

纸质文档

如果您有纸质文档，您还必须确保它们的安全性，以便进行维护工资保密．

把所有的纸质工资文件锁在文件柜里。限制有档案柜钥匙的人数。如果你有一个指定的房间工资记录，将其锁定，并限制访问。

买一个碎纸机。如果你需要处理任何工资文件，先把它们放进碎纸机。还可以使用碎纸机处理包含员工或客户敏感信息的其他业务文档。

如果你分发纸质的工资支票，在分发之前把它们放在一个安全的地方。如果你不能给员工发工资，那就把支票放在安全的地方，直到你能发出来为止。不要让未经授权的员工碰工资或拿别人的支票。这保证了员工信息的机密性。

网上支付薪水软件可以帮助你保证工资的安全。因为软件在云端，你可以自动更新。爱国者的工资单软件甚至使用加密和服务器，其安全性与银行的一样。现在开始您的免费试用，使您的工资单过程更安全。