如果你是成为雇主或者已经有员工，您必须学习如何处理工资单。处理工资单是雇主的一项重要职责，有许多步骤。通过了解需要收集哪些工资单信息以及支付员工工资需要遵循的步骤，熟悉如何处理工资单。
学习如何发放工资前要收集的信息
在开始运行工资单之前，请收集一些员工和雇主信息。
雇主资料
作为雇主，你有责任为你的企业做好准备，向你的员工支付工资。这包括申请身份证号码和在你所在州注册。
在运行工资单之前，您必须:
费恩
费恩或EIN是企业使用的纳税人身份识别号码。如果你有员工，你必须申请EIN。
EIN的格式如下:XX-XXXXXXX。
您的EIN有助于识别您的小企业。通常情况下，你会在W-2表，941表和企业纳税申报表形式。
你可以在网上申请EIN国税局的网站．或者，你可以邮寄或传真形式SS-4，向美国国税局申请雇主识别号。
州和地方注册
每个州都有不同的法律，雇主必须遵守。一些州要求你在运行工资单之前注册额外的帐号。
你所在的城市或地区甚至可能需要其他类型的就业登记，比如地方所得税或学区税。
在你管理工资单之前，一定要检查一下你当地的和国家雇主信息为需求。
EFTPS
虽然不是必需的，但您可以注册电子联邦纳税系统(EFTPS缴纳联邦税。
您还可以使用EFTPS查看付款信息（例如，银行帐户）和以前的付款。
工人的补偿
工伤补偿是一种为在工作中生病或受伤的员工提供工资替代和医疗福利的保险。
在开始为员工发放工资之前，请查看您的员工补偿范围选项。
新员工报道
你必须创建一个在线账户，或者联系你所在的州，报告你在工资单上增加的新员工。
根据联邦法律，你必须在雇佣新员工的20天内报告他们。各州针对新员工的法律各不相同。检查你的州，以获得更多关于你的时间框架和步骤的新员工报告。
员工信息
在开始运行工资单之前，您还必须确定员工信息，例如员工分类、付款方式，以及您的员工是按工资还是按小时计酬。
你还必须收集重要的新员工录用文件，例如:
- 形式圆满填写完减免证明
- W-4表格(如适用)
- 表格I-9
员工分类
你的员工可以被视为豁免或非豁免。员工分类会影响你的工作过程工资. 在运行工资单之前，您需要对员工进行正确分类。
免税雇员：
- 每年至少挣35,568美元或每周684美元
- 是以工资为基础的吗
- 具有行政、行政或专业工作职责
- 不接受加班费
非免税员工：
- 至少是联邦政府支付的最低工资
- 每周工作超过40小时领取加班费
- 有不被认为是免税的工作职责(例如，文书工人)
支付方式
您需要确定如何向员工支付薪酬。有几种方法可供选择，包括：
- 直接存款
- 手写或打印的工资支票
- 现金
- 支付信用卡
在决定如何支付员工工资之前，要权衡每种方法的利弊。雇主也可以选择多种方法，比如让员工选择是接受支票还是直接存款。
一些州有关于支付方式的法律。请向您所在州咨询有关不同支付方式的法律的更多信息（例如。，各州的支付卡法律)．
根据您选择的方法，您可能需要在运行工资表之前从您的员工收集银行账户信息。
每小时和工资
你可以按小时或按工资给你的雇员发工资。
对于薪水，你在每个工资周期付给员工固定的金额。如果你付给雇员时薪，你必须按时薪支付。小时工的总工资是根据他们工作的小时数计算的。
形式圆满填写完减免证明
美国国税局表格W-4，雇员预扣税证明，是新雇员必须填写的IRS表格。
在表格W-4中，员工可以输入您将用于确定从其工资中代扣多少联邦所得税的信息。
国家圆满填写完减免证明形式
许多州都有州所得税。如果您的员工在要求您代扣州所得税的州工作，他们必须填写国家圆满填写完减免证明形式．
与您所在的州核实是否要求您的员工填写州W-4。
表格I-9
表格I-9，就业资格验证，是一份确认您的员工合法允许在美国工作的表格。
在你授权雇佣之前，你和你的雇员必须填写表格I-9。
您的员工填写第一部分。然后，你需要填写第二部分。您的员工还必须提供可接受的身份证明(如护照)和文件。
使用表格I-9中的信息，如姓名、地址和社会保险号码，来运行工资单。将表格I-9保存在您的工资记录．
选择工资发放方法
作为雇主，你有几种处理工资的方法。你可以选择手工计算工资。或者，你可以用工资软件来帮你计算。
手工计算可能会很耗时，并且会留下错误的空间。你必须反复检查以确保你的计算是准确的。即使它占用了你更多的时间，手动工资单也能让你在工资单方面降低成本。
输入工资单信息后，工资单软件为您处理计算。但是，您需要确保输入的信息是正确的。因为工资软件为你计算工资税，它可以帮助你节省运行工资的时间。
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在你开始做工资单之前，你必须决定哪种方法最适合你的业务。
怎样做工资单
现在您已经知道了在运行工资表之前需要哪些信息，现在是学习如何运行工资表的时候了。管理工资表可以分为四个简单步骤:
- 输入工资信息(例如，员工信息和工资)
- 扣除工资和预扣税
- 批准的工资
- 支付员工
您可能需要根据手工还是使用软件来调整步骤。下面就来看看如何运行工资表吧。
1.输入工资单信息
如果您正在使用网上支付薪水要确定员工的工资，您需要输入支付信息。
要开始您的工资单，您需要包括一些详细信息，例如：
- 员工信息（如姓名）
- 支付期
- 小时工资率
- 工资总额
- 加班费（如适用）
如果你使用考勤卡或者时间和出勤率软件，您可以收集工资信息的发薪期。
如果你是手工发工资，一定要收集员工的时间信息并计算总工资。
员工信息
使用表格I-9和W-4输入员工信息。如果你正在使用工资单软件，你应该有一个可以添加员工信息的部分。
支付期
当你支付员工工资时，你必须决定你想支付他们的频率。通常情况下,支付频率是每周、双周、半月或每月。
您的频率有助于决定何时向员工付款。例如，如果您每两周向员工支付一次工资，则每隔一周向他们支付一次。
你必须持续定期地运行工资表。这样，员工就知道你支付他们工资的频率。
当你写工资表的时候，一定要注明发薪期和发薪日期。
小时工资
在员工信息旁边，您还应该包括员工是工资还是小时工资。
你可以根据工资和小时来组织你的工资，以避免混淆员工的比率和频率。
工资总额
您还应包括小时工和受薪员工的总工资。
每小时
对于小时工，你需要每小时的工资以及正常工作时间和加班时间。要算出每小时雇员的总工资，用工作时间乘以每小时的工资。
小时工资总额=发薪期间的工作小时数X小时工资率
假设你的员工每两周挣10美元，他们在工资期内工作32小时。
320美元=32小时X每小时10美元
该雇员在此期间的工资总额为320美元。
工资
受薪工人的总工资与小时工略有不同。对于带薪员工，你需要知道他们的工资和工作时间。
如果你的员工没有加班费，也记录下他们的加班时间。
要计算每个工资周期的工资，用员工的年薪除以一年中工资周期的数量。
假设你的年薪是52,000美元。你按周付给员工工资。
工资总额=年薪/每年的支付期数
1000美元= 52000美元/ 52
如果你不确定你的受薪员工每年有多少个工资周期，看看下面的图表:
加班工资
如果您的员工有资格获得加班工资，您还必须在计算中包括加班工资。加班费是员工正常工资的1.5倍。加班工资与正常工资分开。
让我们来看看计算加班费。假设你的员工每小时赚20美元。他们加班工作了五个小时。
加班工资率=员工工资× 1.5
$30=$20x1.5
你的员工的加班费是每小时30美元。因为你的员工加班了5个小时，他们的加班费是150美元(30x5小时)。
在处理工资表时，一定要计算或输入适用员工的加班工资。
2.扣除工资和预扣税
确定每个员工的工资期和工资总额后，就可以计算工资税和扣除额了。
作为雇主，你必须支付、扣留和汇款工资税. 您可能还需要处理额外的扣除，如退休计划和健康保险费。在您完成工资单之前，请务必说明任何员工或雇主的供款和扣除额。
取决于你的企业和员工所在的地方，你可能需要缴纳额外的州税和地方税。
如果你手工计算工资，你必须计算你的工资税。如果您使用工资单软件，系统将自动计算税款。
普通工资税包括:
- FICA税的雇员和雇主部分(社会保障和医疗保险)
- 联邦所得税(FIT)
- 福田税
- SUTA税
- 州和地方所得税(如适用)
联邦保险捐税法税收
《联邦保险费法案》(联邦保险捐税法税收包括社会保障和医疗保险税。
社会保障税是每个员工工资的6.2%。你必须从雇员的工资中扣去6.2%的工资。
作为雇主，你还必须为每次工资缴纳6.2%的社会保障金。2021年社保的基本工资上限为14.28万美元。这意味着一旦员工的收入超过这个工资基数，你和你的员工必须停止缴纳本纳税年度的社会保障税。
医疗保险税为每位员工工资的1.45%。您还必须作为雇主缴纳相应的1.45%。医疗保险税没有工资基数限制。但是，当员工达到以下阈值之一时，您必须扣留额外的0.9%：
- 125000美元：已婚人士单独申报
- 20万美元：单人
- 250000美元：已婚人士
你不需要缴纳额外的0.9%的医疗保险税——它只适用于雇员。
总而言之，FICA税是员工工资的15.3%，包括员工和雇主部分。
联邦所得税
FIT对每个员工来说都是不同的。你为雇员的联邦所得税预扣的金额取决于雇员的W-4表格预扣信息。
你可以用手计算FIT美国国税局出版物15．或者，你也可以用工资单软件来计算。
虽然雇主不必为FIT供款，但他们仍有责任从员工工资中扣除，并将其交给政府。
福田税
联邦失业税法案FUTA税是一种雇主税。不要从员工工资中扣缴FUTA税。
如果你有以下情况，你必须缴纳FUTA税:
- 在任何日历年支付1500美元或以上的工资
- 一年中至少有一名员工在20周或以上的不同时间里工作了一天
FUTA的税率是6%。FUTA税只适用于你在日历年付给每个员工的前7000美元。一旦你一年支付给员工超过7000美元，就不要再为员工的工资支付FUTA税。
雇主还可以根据他们的税率获得FUTA的税收抵免。这项优惠降低了联邦失业率。FUTA最大可能的税收抵免是5.4%。最高信用额度的雇主只欠每位员工每年7000美元工资的0.6%(6% - 5.4% = 0.6%)。
SUTA税
州失业税法案（SUTA）税收为州失业税雇主需要支付。除非你是免税的（例如，非营利组织），否则你必须支付SUTA税。像FUTA税一样，各州设定自己的工资基数限制（例如，7000美元）。
每个州都有自己的一套要求和SUTA费率。根据您的行业、经验和员工流动情况，费率可能会有所不同。
州和地方所得税
根据你所在的州和地区，你可能需要从员工工资中扣下额外的税。向当地和州的所得税部门了解更多信息。
3.完成或批准工资单
如果你正在使用工资单软件，请仔细检查你输入的所有信息，确保正确无误。错误的信息可以导致持续的工资问题。一旦你核实了信息，你就可以批准你的工资了。
如果您是手工处理工资单，请检查您的计算和工资单信息。
手工写工资表或使用工资表软件都有出错的可能。正因为如此，在发放工资之前检查你的信息是至关重要的。
4.支付员工
批准或完成工资单后，将工资分配给员工。如前所述，您可以选择多种付款方式。
无论你决定采用哪种付款方式，你都应该提供工资存根给你的每一位员工。工资存根为员工提供了工资总额、预扣、扣减、供款等的明细。
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本文自2017年4月14日起进行更新。
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