当涉及到管理工资表时，你有很多事情要在你的待办事项清单上划掉。从收集工时表到分发工资单，给员工发工资有很多步骤。但是在你支付员工工资之后，你的工资清单还没有完成。你还需要归档工资报表。继续阅读，找出什么是工资报表，你要负责归档哪些表格。
什么是工资报表?
工资报告是雇主用来通知政府机构(如IRS)关于工资和雇佣税责任的文件。工资报表汇总工资数据，如:
根据税种的不同，你必须使用何种表格来报告你的业务负债。使用工资报表来报告你作为雇主缴纳的税款和你从雇员工资中扣缴的工资税。例如，您需要报告这两个员工和社会保险的雇主部分医疗保险税．
你的工资报表可以帮助你、贷方和政府机构分析你的企业的工资成本。而且，他们可以帮助你申请一个商业贷款．
企业工资表的类型
有些税种有自己的工资报告，而其他税种则以不同的形式合并。报告可以是联邦、州或地方报告，具体取决于税收。此外，一些工资报告文件的到期频率高于其他文件（如季度和年度）。
为了确保您为您的企业归档了正确的表格，请查看下面常见的工资报表概要。
联邦工资报告
有许多联邦工资报告需要归档。您通常向IRS提交联邦工资报告。根据报告的类型，您可能需要更频繁地（如每季度）或更少频繁地（如每年）提交报告。让我们看看联邦工资报告，好吗？
季度工资报告
许多企业主需要每季度提交一份工资报告表格941，雇主的季度联邦纳税申报表。
使用941表格每季度报告员工工资和工资税。在表格941中包括下列资料:
- 支付给雇员的工资
- 代扣的联邦所得税
- 联邦保险捐税法税收(雇员及雇主供款)
- 报告提示
- 额外的税收扣缴
如果你利用了冠状病毒相关的救济措施，如带薪病假或探亲假工资，也要在你的941报告这一信息。
每季度邮寄或电邮941号表格。表格应在季度结束后的最后一天截止。如果截止日期是周末，表单的截止日期是下一个工作日。查看表格941截止日期的完整列表:
- 4月30日第一季
- 7月31日第二季度
- 10月31日第三季度
- 1月31日第四季度
如果你是雇主，且不能免于填写941表格，请务必了解如何正确填写941表格。
年度工资报告
您可能需要向联邦政府提交各种年度报告。其中包括以下表格：
- 944
- 940
- 报税表
- 和
表格944
表格944，雇主的年度联邦纳税申报单，用于与季度941相同的目的:报告雇员工资、扣缴的联邦收入和FICA税。然而，企业每年提交944表格，而不是每季度提交一次。
雇主不能同时提交944表和941表。事实上，只有某些企业可以提交表格944。表格944是专门为纳税义务较低的小型企业制作的。国税局会告诉你是否需要提交944表格。一般来说，如果您的社会保障、医疗保险和联邦所得税年度负债为1000美元或更少，美国国税局会告诉您提交944表。
同样，如果美国国税局没有告诉你，你不能提交表格944。如果您怀疑您应该提交944表而不是941表，请联系IRS。
如果您需要提交表格944，请在每年1月31日之前将表格邮寄或以电子方式提交给美国国税局。
表格940
表格940“雇主年度联邦失业税申报单”是雇主每年申报联邦失业税的一份表格腰布的税收)责任。
FUTA税是一种只针对雇主的税。这意味着你不会从雇员工资中扣下联邦失业税。
如果您执行了以下操作之一，请提交表格940：
- 在标准日历年内向任何员工支付至少1500美元的工资
- 让员工（临时、兼职或全职）在20周或更长时间内随时工作
虽然大多数雇主必须向FUTA缴纳税款，但也有一些是免税的(例如，免税组织)。如果你被免除了FUTA税，你就不需要每年提交940表格。
如果你负责支付FUTA税，每年提交940表格报告FUTA税的支付情况。将940表格在线归档或在每年1月31日前邮寄给美国国税局。
报税表形式
使用国税局报税表形式、工资及税务报表，以申报员工年薪。做不使用W-2表格报告独立承包商的薪酬。
为历年里的每个员工(包括不再为你工作的员工)填写W-2表格。您还需要向社会保障管理局(SSA)发送一份表格的副本。在某些情况下，你可能需要向州或地方税务部门提交一份副本。
在表格上，报告员工的年度工资、小费和其他补偿以及该年度的代扣税款。
W-2表格应在每年1月31日前提交给你的员工、SSA和其他机构(如州)。也要确保保留一份W-2表的副本，作为你的工资记录。
形式和
形式和，工资和税务报表的传递，汇总了表格W-2中的信息。表格W-3上的信息应与表格W-2相匹配。
将表格W-3与表格W-2一起发送给SSA。不要将表格W-3发送给您的员工。
表格W-3也要在每年的1月31日截止。你可以通过电子方式或邮寄方式将表格提交给国税局。
国家工资报告
根据您的企业所在地，您所在州可能要求您每季度或每年提交州工资报告。通常，州收入和失业税等方面的州工资报告每季度到期一次。
尽管大多数州要求您每季度提交一次，但请向您所在州咨询具体要求和截止日期。
请记住，各州的到期日也可能不同。例如，一个州可能要求您在季度结束后的下一个月末提交季度表格，如表格941。另一方面，另一个州可能会要求你在下个月15日之前提交类似的表格。
为了安全起见，并确保你遵循了正确的州要求，请与你所在的州联系，了解更多关于州工资报告规则的信息。
当地工资的报道
除了州工资单报告外，您还可能负责提交本地工资单报告。
根据您的企业所在地，您或您的员工可能需要缴纳当地工资税。因此，您可能还需要定期（如每季度）提交本地工资报告。
为确保您遵守当地法律，请咨询您所在地，了解有关当地工资报告要求的更多信息。
跟进工资报表
为确保您始终掌握薪资报告职责，并且不会错过任何到期日，您可以：
- 为自己设置提醒
- 标记你的日历
- 提前准备表格（看着你，拖延者）
- 使用工资软件
使用工资单软件可以轻松提交工资单报告。对于许多工资单提供商，您可以直接在软件中访问某些表格（例如，表格941），填写表格，然后将表格提交给适当的机构。一些提供商，如爱国者软件，甚至可能为您预先填写表格。
根据您拥有的薪资供应商，您可以选择提供全面服务的工资软件代表您归档工资单报告的选项。
如果你使用工资单软件(或计划使用它)，请与你的供应商确认你将负责处理哪些工资单报告。
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本文已从2017年12月6日的原始出版日期更新。
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