作为雇主，你有责任将记录保存在员工档案中。从新员工文档到工资单信息，您需要安全地存储和保存各种文档（以及一些机密信息）。那么，员工档案中应该包含什么？
员工档案中应该包含哪些内容？
如果你想保持组织有序，满足法律要求，并做出决定(例如，加薪)，保存员工文件是必须的。但从法律上讲，你不能混在一起全部的一个文件中的员工记录，即使是针对同一名员工。按人员档案分离信息有一些要求。更不用说，您可能需要比其他记录存储更长的时间。
您需要为每位员工存储各种不同的文档。根据文件类型和机密性，您可能需要将其与其他文件分开保存。以下是您通常应在每个员工文件中保存的内容：
- 主文件
- 租用前信息
- 个人信息
- 业务特定表格
- 工作表现记录
- 分离/终止信息（如适用）
- 机密信息
- 工资记录
- 福利信息
- 病历
- 表格i - 9
- 直接存款信息
主要员工人事档案
为每位员工保留一份员工档案，包括被解雇的员工。主要员工档案应不包含任何机密信息或表格，例如雇员的社会安全号码或表格I-9。相反，这些文件将放在单独的文件中(我们将在后面介绍)。
员工的主文件应包含基本信息，如雇用前信息和签字确认表。请看一下您应该在下面的员工主文件中包含哪些内容。
租用前信息
当你雇佣一名员工时，最好为每个员工存储一些雇佣前的信息。这样的话，如果需要的话，你可以查阅它。当你为候选人进行面试和招聘时，你通常会从他们那里收集以下信息:
- 求职申请
- 简历
- 面试笔记
- 工具书类
- 推荐信
雇佣员工时，请将上述信息安全地存储在员工的人事档案中。此外，保留其他招聘文件（如录用通知书），并将其与招聘前信息分开。此外，请记住，某些招聘表格和信息应保密（例如，表格I-9）。
个人信息
虽然您不应该像员工的SSN一样在员工人事档案中保留个人信息，但您应该随时保留一些个人信息。
可以存储在员工人事文件中的几条个人信息包括：
- 员工联系信息(姓名、地址和电话号码)
- 紧急联络资料
业务特定表格
根据您的业务，您可能会要求员工在开始为您工作时签署某些确认表格。你应该把这些签过字的文件保存在每个员工的人事档案里。
以下是一些你可能需要收集和保存的确认表格:
- 员工手册
- 签署合同或其他协议
- 政策变化
工作表现
员工档案的一部分应该包括他们的工作表现。为了帮助评估你的员工的表现，为每个员工保留以下记录:
- 职位描述
- 业绩评价和审查
- 考勤记录
- 工作变动和晋升
- 培训信息
- 警告和/或其他纪律处分（如适用）
分离/终止信息
如果你解雇了一名员工或一名员工离开了你的公司，确保将其记录在员工的人事档案中。如果你和一个员工分开了，在他们的记录中存储以下信息:
- 离职面谈
- 终止信息(例如，员工离职或被终止的原因)
- 受雇的最后一天
- 员工辞职信(如适用)
- 其他出境手续
机密信息
同样，有些员工档案是机密的，需要与主要档案分开保存。为了遵守联邦法律，不要在员工的主文件中保存员工信息。相反，要将这些记录保存在一个单独和安全的地方。这样他们就不会落入坏人之手。
您应保密的记录包括：
- 工资记录
- 福利信息
- 病历
- 表格i - 9
- 其他杂项机密记录
工资记录
员工工资记录包括任何与支付员工工资有关的内容。这可以包括：
因为工资记录中充满了个人信息，所以要把它们与其他员工档案分开。
福利信息
如果你提供员工福利在您的业务中，您需要将这些记录存储在一个机密文件中。而且，你需要将它们与其他文件(如工资记录)分开保存。
如果您向员工提供福利，请在每位员工的记录中存储以下信息：
- 福利信息(如健康、视力、牙科等)
- 福利登记表
- 收益递减表
病历
这个美国残疾人法案(ADA)要求雇员的医疗记录与其他雇员记录保持分离。将每个员工的医疗记录作为其主要文件的一部分，包括:
表格i - 9
表格i - 9，就业资格验证，是一份确认您的员工合法允许在美国工作的表格。当你雇佣一名员工时，你会收集这份表格和其他新员工的文件，比如形式圆满填写完减免证明.
美国公民和移民服务局（USCIS）建议您将I-9表格与主文件和机密文件分开保存。将所有员工的I-9表格存储在一个文件中，以便在检查时轻松访问所有表格。
各种各样的机密记录
除了将上述文件与其他文件分开保存外，您可能还需要保密存储其他员工记录，例如：
- 直接存款表格及银行资料
- 背景调查
- 调查记录
- 雇员机会均等（EEO）记录（如自我识别表）
你为什么要保留员工记录?
那么，保存员工记录有什么大不了的呢？嗯，在某些情况下，这是法律规定的。在其他情况下，只需触手可及就可以了。看看为什么保持员工档案整洁如此重要的几个原因。
1.有助于决策
雇主需要做出晋升、加薪和降职等决定。拥有员工记录，如绩效考核、时间和出勤记录以及类似信息，有助于简化这些决策。
2.使您遵守联邦、州和地方法律
作为企业主，您需要遵守某些联邦、州和地方法规。例如，美国国税局(IRS)和美国移民签证管理局(FLSA)要求你将工资相关信息保存一段指定的时间。
为了遵守法律，请将预扣税款、工资信息和其他相关表格等信息保存在手边。
3.整理你的记录
一般来说，你必须保持员工记录以保持组织。你的员工在入职和公开注册过程中要在很多不同的表格上签字。
如果您丢失了这些记录，您将不再有证据证明您的员工承认协议。如果发生诉讼或美国国税局审计，您可能会面临处罚、罚款和法庭费用，而无需证明员工承认。
存储员工记录有助于使所有这些文档保持整洁有序，以备以后需要。
如何组织员工人事档案
要组织和存储员工人事记录，可以存储纸质文件，也可以采用无纸化记录。无论您如何存储您的记录，都要确保它们是安全的(特别是机密记录)。
将纸质文件放在一个安全的地方，比如一个上锁的文件柜，并限制谁可以访问纸质副本。确保每位员工都有自己的档案，以免混淆记录。当然，将主要员工档案与机密档案分开。
如果您不喜欢存储纸质文档，您可以选择无纸化方式。通过扫描纸质文档并将其上载到计算机等设备来保存无纸化员工文件。如果您使用人力资源管理软件，您可以安全地将员工文件存储在云中，并自动备份您的文件。
无论你做什么，确保你有办法备份你的文件，以防它们被损坏或丢失(设想洪水或你的电脑崩溃)。
员工可以访问自己的文件吗？
在某些时候，您的员工可能希望访问他们的员工文件。大多数州都有具体的法律规定雇员有权查阅他们的文件和复印文件。
在大多数情况下，如果员工提出请求，他们可以访问他们的文件。检查你所在州的劳工部门，了解你的要求和具体规定。
您需要保留员工档案多长时间？
根据法律规定，您需要将员工档案保留一定时间。时间长度可能因记录类型和您所在州的记录保留要求而异。以下是您通常需要保留员工档案的时间：
- 雇佣前记录:按照联邦政府的标准，你雇用某人一年后(包括你不雇用的候选人)。许多州要求你至少保留三年的雇佣前文件
- 背景调查资料：一年
- 工资表记录(例如，已付工资)：三年
- 时间卡和工作时间表：两年
- 绩效相关信息：员工离开公司一年后
- 病历：员工离开公司三年后
- 利益的记录：员工离开公司三年后
- 表格i - 9：雇员被雇佣后三年或雇佣结束后一年，取决于哪一年更晚
- 就业税文件（如表格W-4）：四年
- 意外及受伤纪录：五年
- 离职/离职记录：一年
您可以将记录保存的时间长于所需的时间。毕竟，您再小心也不为过。例如，您必须将工资记录保存至少三年。但是，如果您愿意，您可以将其保存更长的时间。
请记住，根据您所在州的要求，上述时间范围可能更长或更短。有关员工档案保存时间的更多信息，请咨询您所在州。
正在寻找一种简单安全的方法来存储员工文件？爱国者的人力资源管理软件附加到我们的在线工资名单这是一个完美的解决方案。有了爱国者人力资源部，您可以在线安全地保存所有员工记录和文档。而且，我们有没有提到它与我们的工资单软件集成？今天免费试用两种方法！
本文从2015年11月25日的原始出版日期开始更新。
这不是法律意见；欲了解更多信息，请点击这里。